Eficiencia es la capacidad de conseguir algo con los mínimos recursos posibles. El tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos. A continuación, tres pequeños trucos que me han ayudado a ser más eficiente cuando trabajo con el ordenador.
1. Aplica el minimalismo en las carpetas de tu ordenador
Es habitual acumular archivos a lo largo de los años. Nos resistimos a eliminar ese reporte de 2017, “por si acaso”, aun sabiendo que nunca más lo volveremos a abrir.
En un mundo que cuenta el espacio de almacenamiento en terabytes, almacenar archivos no es el problema. El problema es la cantidad de recursos que gastamos al abrir una carpeta con más de 20 archivos.
Escaneamos los nombres de los ficheros, ordenados alfabéticamente, por última actualización o como quieras, pero cada vez que abres la carpeta tienes que leer varios nombres hasta encontrar el que buscas.
Esta tarea consume recursos cognitivos, una y otra vez a lo largo del día. ¿Mi truco?
En todas las carpetas que contienen varios archivos, creo una subcarpeta con el nombre “_unused”
En esa subcarpeta guardo los ficheros que normalmente no utilizo. Este hábito me ha permitido ahorrar mucho tiempo buscando archivos.
BONUS: El escritorio de tu ordenador y de tu teléfono, debería ser el lugar más minimalista del mundo.
2. Ver vídeos a velocidad x1.5
En Internet hay millones de vídeos de los que puedes aprender de todo. Personalmente soy muy fan de Udemy, donde puedes encontrar cursos de lo que quieras.
Siempre habrá más vídeos de los que podrías ver en toda tu vida, no tengo una solución para eso, pero puedes ganar tiempo con este simple truco.
Aumenta la velocidad de los vídeos a x1.5. Empieza aumentando la velocidad a x1.25, al principio parecerá que el profesor habla rápido, pero tu cerebro pronto se acostumbrará y lo sentirás como normal.
Ver vídeos a velocidad x1.5 te permite hacer más cursos en el mismo tiempo, y lo más importante, tu aprendizaje será mayor. Te distraes menos y prestas más atención, porque “no hay tiempo” para pensar en otra cosa que no sea el contenido del vídeo. Te dejo este enlace de un estudio de la Universidad de Waseda para ayudar a vencer tu escepticismo: Effect Analysis of Playback Speed for Lecture Video Including Instructor Images
3. Automatiza tareas repetitivas
Si cada vez que enciendes el ordenador, abres los mismos programas, ¿Por qué no configurar tu ordenador para qué lo haga por ti?
Piensa en todas las tareas repetitivas que haces semanalmente. Generar un reporte en Excel a partir de un fichero se puede automatizar, reenviar el informe que recibes cada día al responsable de analizarlo, también se puede automatizar creando una simple regla en Outlook, etc.
Si inviertes 10 minutos diarios en la misma tarea. Son 50 minutos a la semana, más de 3 horas al mes que podrías invertir en cualquier otra cosa. ¿Cuánto tiempo te llevaría automatizar esa tarea?
Investiga cómo puedes hacer cada tarea empleando menos recursos, qué programas puedes utilizar, qué opciones tiene ese programa. La mayoría están infra utilizados.
Espero que alguno de estos trucos te sea útil.
«La productividad personal es, en gran medida, sentido común pero, desafortunadamente no práctica común.» Richard Boyatzis
Es curioso lo de los vídeos, lo probaré.